Et førende New York-baseret kommunikationsfirma søger en Executive Assistant til at støtte firmaets Founding Partner, en dygtig professionel med stor erfaring inden for global marketing og medier. Firmaet har specialiseret sig i PR-strategier for en mangfoldig kundekreds, der spænder over mode, luksus, livsstil, rejser, indretning, spiritus, medie og underholdning. Dette er en sjælden fuldtidsmulighed for en ambitiøs, motiveret person til at komme i kontakt med en alment kendt, respekteret figur i de beskrevne samfund. Kandidater skal være yderst detalje- og løsningsorienterede, have overlegne kommunikations- og organisationsevner samt et stærkt ønske om at lære forretningen at kende. Dette er et meget krævende miljø med fremragende muligheder for at vokse og arbejde med forbrugerlivsstilsmarkedsføring.
ROLLE & ANSVAR
- Administrer en stor mængde planlægning for en tung kalender af aftaler, herunder koordinering af virksomhedsmøder, telefonmøder og eksterne engagementer
- Opret og vedligehold detaljerede opgavelister og sørg for overholdelse af daglige dagsordener
- Besvar telefoner og diriger alle indgående opkald til den relevante part hurtigt og effektivt; Forvent høj opkaldsvolumen
- Kommunikere og håndtere indgående og udgående elektroniske udvekslinger på vegne af Founding Partner
- Koordinere alle rejsearrangementer; Administrer reservationer og opret detaljerede rejseplaner
- Generer udgiftsrapporter og overvåg gældende budgetter
- Forbered forskellige dokumenter og korrespondance, herunder rapporter, breve, notater og præsentationsmateriale
- Prioritere og lede flere projekter samtidigt; følge op på målene med en følelse af umiddelbarhed
- Organiser baggrundsmateriale og giv kortfattede oversigter over relevant information; Forbered forskningsbriefinger som anmodet
- Assistere med forskellige personlige forhold på en yderst diskret måde efter behov
- Check-in ofte uden for normal åbningstid for at hjælpe med uforudsete problemer, når de opstår
KVALIFIKATIONER
- Bachelorgrad foretrækkes
- Erfaring i PR-branchen eller at assistere en leder på højt niveau foretrækkes
- Evnen til at forblive fleksibel, proaktiv, ressourcestærk og effektiv under pres er afgørende
- Skal besidde exceptionelle interpersonelle, verbale og skriftlige kommunikationsevner
- Professionel opførsel og høj grad af diskretion påkrævet
- Kendskab til Microsoft Office-programmer, herunder Word, Excel, PowerPoint og Outlook
- Besiddelse af stærke kalenderstyringsevner, herunder koordinering af komplekse ledelsesmøder
- Skal være overordentlig organiseret med en stærk sans for detaljer
- Skal kunne lide administrative udfordringer og udvise sund dømmekraft
For at ansøge: Send venligst dit CV til Joanne på [email protected].