Foto: Maniazamani
Maniazamani er et fint smykkemærke baseret i Soho. Vi søger en deltidsassistent til administrerende direktør og kreativ direktør for vores virksomhed.
Ansvarsområder omfatter:
- Læs og besvar e-mails, forespørgsler og forespørgsler dagligt ved at håndtere dem korrekt og følge op på dem, ofte svarende på vegne af den administrerende direktør
- Organiser, opdater og vedligehold virksomhedens filer ved at gemme dem i det digitale og papirarkiv
- Organiser kontoret på måder, der optimerer procedurer
- Løs kontorrelaterede fejlfunktioner og svar på anmodninger eller problemer
- Vedligeholde kontorartikler
- Overhold kontorets tidsplan
- Løbe ærinder for virksomheden, herunder afhentninger og leveringer
- Planlægge og planlægge møder og aftaler; udarbejde materialer til møder efter behov
- Udføre specifikke projekter og forskning
- Forbered og send indkøbsordrer, ordrer og estimater og følg op på dem
- Udarbejde og sende fakturaer til direkte kunder og forhandlere
- Hold styr på alle hovedudgifter og tilhørende fakturaer
- Dobbelttjek, forbered eller påmind om kommende betalinger
- Støtte og give alle nødvendige oplysninger til revisoren (fakturaer, køb, salg, udgifter og inventar)
- Arrangere internationale og indenlandske forsendelser
- Opdater og vedligehold virksomhedens beholdning
- Følg op med smykkefabrikanter om udviklingen af nye og gamle projekter
Krav:
- Fremragende organisatoriske og tidsstyringsevner, præcis og i stand til at multi-taske
- Fremragende skriftlige og mundtlige kommunikationsevner med sans for detaljer
- Evne til at styre flere projekter ad gangen, dykke ned i forskellige emner og områder, arbejde under pres fra konkrete deadlines
- Arbejdskendskab til kontorudstyr og færdigheder i MS Office, især Excel
- Analytiske evner og evner til problemløsning
- Erfaring som kontorassistent, virtuel assistent eller i anden relevant administrativ rolle
- Tidligere erfaring inden for mode eller design er en fordel
- Autorisationer til at arbejde i USA
Ansøg: Send venligst dit CV og følgebrev til [email protected]